Facturación Electrónica 4.4: Lo Que Debes Saber

¿Estoy Obligado?

La facturación electrónica versión 4.4 es una actualización del sistema de comprobantes electrónicos en Costa Rica, regulada por el Ministerio de Hacienda y la Dirección General de Tributación. Esta nueva versión introduce mejoras en la estructura de los comprobantes, métodos de pago y validaciones de información, con el objetivo de garantizar un mayor control tributario, aumentar la seguridad de las transacciones y facilitar los procesos contables de las empresas, dentro del marco normativo que conlleva la implementacion en el mes de octubre 2025; del nuevo sistema tributario TRIBU-CR, que viene a trabajar con los datos originados en las estructuras XML de los comprobantes electrónicos en versión 4.4.

El Ministerio de Hacienda ha establecido un cronograma para su implementación:

A partir del 1 de abril de 2025 se inicia un periodo de transición en el que convivirán las versiones 4.3 y 4.4. Sin embargo, desde el 1 de septiembre de 2025, el uso de la versión 4.4 será obligatorio y no se permitirá la emisión de comprobantes electrónicos con versiones anteriores. Por ello, es fundamental que todas las empresas y contribuyentes que estén obligados a facturar electrónicamente realicen las actualizaciones necesarias en sus sistemas antes de esa fecha.

El proceso operativo de facturación 4.4 se mantiene similar al de versiones anteriores que se han actualizado con el tiempo, aunque se introducen nuevas reglas, validaciones y mejoras que buscan optimizar la eficiencia del sistema. El flujo general comienza con la generación del comprobante mediante un software autorizado, que asegura la correcta captura de los datos necesarios, seguido de la firma digital con un certificado electrónico avanzado, un paso esencial que garantiza la autenticidad del documento. Luego, el comprobante se envía al Ministerio de Hacienda para su validación y asignación de clave numérica, un proceso que es fundamental para el control fiscal y la transparencia en las transacciones comerciales.

Una vez validado, se emite un acuse de recibo que debe ser entregado junto con el comprobante al cliente, garantizando así que el consumidor tenga constancia de la operación realizada y cumpliendo con las exigencias legales pertinentes en cuanto a la documentación fiscal. Además, la implementación de este nuevo sistema busca facilitar futuras auditorías y proporcionar un seguimiento más eficiente a las transacciones, promoviendo la integridad y confianza en el proceso de facturación.

El uso de la versión 4.4 será obligatorio para todos los contribuyentes a partir del 1 de septiembre de 2025. Quienes no cumplan con esta obligación podrán enfrentarse a diversas sanciones contempladas en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios de Costa Rica. Entre las posibles consecuencias se encuentran multas que van desde 3 hasta 100 salarios base, el rechazo de comprobantes electrónicos emitidos con versiones anteriores, la suspensión temporal del negocio por incumplimientos reiterados y la pérdida de beneficios o deducciones fiscales. Además de ello, que el comprobante no es valido ante la DGT para deducciones tanto de IVA como de impuesto a las utilidades, considerándose como una factura no deducible.

Entre las principales diferencias de la versión 4.4 respecto a la 4.3 se destacan varios aspectos importantes. Se incorporan nuevos métodos de pago, incluyendo SINPE Móvil y pagos realizados por terceros. También se actualizan los campos de identificación del receptor y los relacionados con la moneda utilizada. En términos de seguridad, se implementa una firma electrónica más robusta. Además, se modifican las reglas de declaración del IVA, así como la estructura de las notas de crédito y débito. Otro cambio relevante es la incorporación del recibo electrónico de pago, que mejora la trazabilidad fiscal en operaciones con IVA diferido y ventas al Estado.

Para dejar más claro este punto, se dará un ejemplo: un abogado realiza un servicio de asesoría al gobierno. En ese servicio factura ȼ5 millones, incluyendo un IVA de ȼ650 mil. Emite la factura con una venta a crédito, establece un plazo no mayor a 90 días y la envía al cliente final. Una vez que el cliente realiza un abono o la cancelación total, en ese mes deberá emitir un Recibo Electrónico de Pago para notificar a la Administración Tributaria que ha recibido el dinero. Al recibir el pago, se genera la obligación de trasladar los ȼ650.000 del impuesto a las arcas del estado, hasta el momento de la emisión del Recibo Electrónico de Pago.

La implementación de la facturación 4.4 tendrá un impacto positivo en los negocios, ya que busca:

1. Mejorar la seguridad y autenticidad de los comprobantes electrónicos.
2. Facilitar la conciliación contable,
3. Permitir un mayor control y trazabilidad de las operaciones.
4. Simplificar la declaración de impuestos.

Cambios
Se introduce un nuevo comprobante denominado Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.), obligatorio para facturar a instituciones del Estado y utilizado en transacciones a crédito. Este documento respalda las declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA), registrando el pago recibido en operaciones a crédito.

Se amplían las opciones de identificación en los comprobantes electrónicos, incorporando categorías como “Extranjero no domiciliado” y “No contribuyente”. Esto facilita la facturación a una variedad más amplia de clientes y situaciones fiscales.

Además de las condiciones de venta tradicionales como crédito y contado, se incorporan nuevas opciones, incluyendo el uso de SINPE Móvil como medio de pago. Esto refleja la evolución en las formas de transacción utilizadas en el mercado costarricense.

La actualización del código de actividad para la emisión de facturas es un punto a considerar, ya que el proveedor a la hora de enviar un documento, deberá indicar el código de actividad económica al que esta sujeto el obligado tributario que recibe la factura, esto como un medio de seguimiento y de control para el cruce de información. El código de actividad se puede extraer del formulario D-140 y de la constancia de inscripción (RUT) donde se indica el código al que se hace referencia. Si no se ingresa el número de la actividad, el comprobante electrónico no puede ser emitido.

Uno de los cambios más importantes es la actualización en la descripción de ciertos campos dentro del sistema de facturación. Por ejemplo, se ha mejorado la claridad en la definición de la “Clave de Seguridad”, lo que permitirá un uso más preciso y reducirá errores en la validación de facturas.

El proceso de implementación es paulatino, por lo que se deben de convivir con ambas versiones hasta el 01 de septiembre en donde su uso (versión 4.4) es de implementación obligatoria, en donde se pasará a validar directamente con la versión 4.4 dejando atrás la versión anterior.

Régimen de Tributación Simplificado

En el caso del régimen de tributación simplificado, al no contar con la obligación de emitir comprobantes electrónicos, queda por fuera del decreto MH-DGT-RES-0027-2024., a menos de que el sujeto obligado tributario se encuentre de manera voluntaria en el sistema de uso de comprobantes electrónicos, lo que lo obligaría a acatar los cambios. En caso de contar con tiquete pre-impreso o de caja registradora; no debe de cumplir con la obligación de implementación.

Se recomienda de igual manera, incluir los datos tributarios en el comprobante de venta que se le otorga al cliente final, como número de cédula (ID Fiscal) y nombre tributario, con el fin de que el cliente receptor cumpla con el proceso de factura electrónica de compra, sin que afecte directamente las operaciones, en caso de que lo desee.

Información

En caso de dudas o consultas relacionadas con la implementación, contactar directamente a contabilidad@pacificpymescr.com para la coordinación del caso de manera personalizada.