Retenciones de IVA y renta en pagos con tarjeta en Costa Rica: guía para PYMES
Todo contribuyente que no se encuentre en el régimen simplificado y que ofrezca como medio de pago para la cancelación de sus ventas de bienes o servicios las tarjetas de débito y crédito; estarán sujetos al factor de retención del Impuesto al Valor Agregado y al Impuesto a las Utilidades; el cual puede variar según cada contribuyente, dado que su determinación va a depender del porcentaje de ventas no sujetas, con respecto al total de sus ventas.
Cuando un negocio realiza una venta mediante tarjeta de crédito o débito, es común que el monto finalmente depositado en la cuenta bancaria sea menor al total cobrado al cliente. Por ejemplo, si realizaste una venta por ₡50.000, es posible que el depósito recibido sea inferior. Esto no significa necesariamente que el banco o la procesadora de pagos esté cobrando una comisión excesiva.
En la liquidación pueden intervenir comisiones, IVA sobre las comisiones y retenciones tributarias.
Comprender la diferencia entre estos conceptos es fundamental para llevar una contabilidad correcta y, sobre todo, para no considerar como gasto un dinero que en realidad corresponde a un pago a cuenta de impuestos.
Retención y comisión: no son lo mismo
Este es uno de los errores más frecuentes al revisar las liquidaciones de tarjetas.
Una comisión representa un costo para el negocio. Es el importe que cobra el banco, adquirente, pasarela o proveedor del servicio por procesar la transacción.
Una retención, por el contrario, corresponde a un monto que se descuenta de la liquidación y se aplica como pago a cuenta de determinadas obligaciones tributarias.
Por eso es importante separar correctamente en la contabilidad:
- Comisión por procesamiento de pagos.
- IVA correspondiente a la comisión.
- Retenciones relacionadas con el IVA.
- Retenciones relacionadas con el impuesto sobre las utilidades.
Registrar todos estos conceptos simplemente como “gastos bancarios” puede provocar errores en los estados financieros y en las declaraciones tributarias.
¿Sobre qué monto se calculan las retenciones?
Otro punto que suele generar diferencias al intentar conciliar las liquidaciones es la base utilizada para calcular determinadas retenciones. El monto que se debe considerar es el monto total cobrado al cliente y multiplicarlo por el porcentaje correspondiente (5.31% para IVA)
En operaciones gravadas con IVA, debe identificarse correctamente la base imponible antes del impuesto. la base a retener del IVA corresponde aproximadamente a:
₡11.300
Siendo el monto a retener de la transacción ¢600.03 por parte de la entidad bancaria (¢11.300 x 5.31% = ¢600.03
Por esta razón, aplicar directamente un porcentaje de retención sobre el monto parcial de la transacción puede generar diferencias al comparar nuestros cálculos con la liquidación emitida por el procesador de pagos.
Retención relacionada con el impuesto sobre las utilidades
En las operaciones realizadas mediante tarjetas de crédito o débito puede aplicarse una retención a cuenta del impuesto sobre las utilidades. Esta retención no debe confundirse con la comisión cobrada por el servicio de procesamiento. Esta retención equivale a un 1.76% del total del cobro procesado.
Desde el punto de vista del negocio, es importante conservar los comprobantes y reportes correspondientes, ya que estos montos deberán ser considerados correctamente al momento de determinar las obligaciones tributarias.
Retención de IVA
La retención relacionada con el IVA merece especial atención porque el porcentaje o factor de retención aplicable puede variar según la situación tributaria del contribuyente. Es un 5.31% según la legislación costarricense actual.
El Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado contempla el mecanismo utilizado para determinar este factor considerando información tributaria del contribuyente.
Esto explica por qué dos negocios con niveles de ventas similares pueden recibir liquidaciones diferentes aun utilizando medios de pago semejantes.
Por esa razón, es recomendable que cada empresa conozca el factor que tiene asignado y revise periódicamente si continúa siendo adecuado según la composición de sus operaciones.
¿Las retenciones representan una pérdida para el negocio?
No necesariamente.
Una retención tributaria funciona, en términos generales, como un pago anticipado o pago a cuenta del impuesto correspondiente.
Esto significa que el dinero retenido debe ser correctamente identificado y aplicado en las declaraciones tributarias correspondientes.
Por esta razón, desde el punto de vista contable no debería registrarse automáticamente como un gasto.
La correcta conciliación entre las liquidaciones del procesador de pagos, los registros contables y la información tributaria es indispensable para evitar pagar impuestos de más o perder créditos a los que el negocio tenga derecho.
Declaración del IVA mediante TRIBU-CR
Con la implementación de TRIBU-CR, Costa Rica modificó diferentes procesos relacionados con la presentación de declaraciones tributarias. La declaración del Impuesto sobre el Valor Agregado se realiza actualmente mediante el Formulario 150 dentro de TRIBU-CR, importando los datos de las retenciones de manera automática al pago de los tributos, por lo cual es importante llevar un dato conciliado para que coincida con los saldos a favor en TRIBU-CR.
Por esta razón, las empresas deben asegurarse de que sus procedimientos contables estén actualizados y no continúen trabajando únicamente con referencias a formularios y procedimientos anteriores.
Además, resulta recomendable comparar la información disponible en TRIBU-CR con los reportes emitidos por bancos, adquirentes y procesadores de tarjetas.
¿Qué ocurre cuando las retenciones son mayores al impuesto?
Dependiendo de la situación tributaria del contribuyente, las retenciones acumuladas pueden llegar a superar el impuesto determinado.
Esto puede generar saldos a favor.
Cuando esta situación se presenta de manera recurrente, conviene analizar las causas. Mantener saldos a favor elevados durante varios periodos puede afectar innecesariamente el flujo de caja de una PYME.
En estos casos, es recomendable realizar una revisión tributaria para determinar si el factor aplicado corresponde adecuadamente a las características actuales del negocio y analizar las alternativas contempladas por la normativa.
¿Es posible solicitar una disminución del factor de retención?
La normativa contempla procedimientos mediante los cuales, cuando se cumplen determinadas condiciones, el contribuyente puede gestionar una revisión o disminución del factor correspondiente.
Este análisis resulta especialmente relevante para negocios que acumulan saldos a favor de forma constante. No se trata únicamente de un asunto tributario, también es un tema de flujo de efectivo.
Cada colón retenido innecesariamente es dinero que temporalmente deja de estar disponible para pagar proveedores, salarios, inventarios o financiar las operaciones normales de la empresa.
Por ello, antes de realizar una solicitud, es recomendable revisar las declaraciones, retenciones acumuladas y comportamiento tributario del negocio con un profesional.
Cómo conciliar correctamente las ventas con tarjeta
Una buena práctica mensual es realizar una conciliación entre las ventas registradas, las liquidaciones recibidas y la información tributaria.
El proceso debería incluir:
- Descargar los reportes de liquidación del banco, adquirente o pasarela de pagos.
- Comparar las ventas procesadas contra las registradas en el sistema de facturación y en la contabilidad.
- Identificar por separado las comisiones cobradas.
- Registrar correctamente el IVA asociado a dichas comisiones.
- Separar las retenciones tributarias de los gastos bancarios.
- Comparar las retenciones registradas con la información disponible en TRIBU-CR.
- Investigar cualquier diferencia antes de presentar las declaraciones correspondientes.
- Revisar periódicamente si existen saldos a favor acumulados.
Este procedimiento permite mantener una contabilidad más ordenada y facilita considerablemente la preparación de las declaraciones tributarias.
Un ejemplo sencillo
Supongamos que tu negocio procesa una venta mediante tarjeta.
El cliente paga el monto completo, pero posteriormente recibís un depósito menor en tu cuenta bancaria.
La diferencia podría estar compuesta por:
Venta realizada
menos comisión del procesador
menos IVA sobre la comisión
menos retenciones tributarias
= depósito neto recibido
El error sería considerar toda esa diferencia como un gasto.
La comisión y los cargos asociados al servicio pueden representar un costo del negocio, mientras que las retenciones deben analizarse y registrarse como pagos a cuenta de las obligaciones tributarias correspondientes.
¿Por qué es importante llevar este control?
En Pacific Pymes CR hemos visto que una adecuada conciliación de las ventas con tarjeta permite detectar diferencias que fácilmente pueden pasar desapercibidas durante meses.
Además, mantener separados los costos financieros de las retenciones tributarias permite conocer con mayor precisión la rentabilidad real del negocio.
No basta con saber cuánto vendió la empresa.
También debemos poder explicar cuánto se cobró, cuánto se depositó, cuánto se pagó en comisiones y cuánto quedó registrado como pago anticipado de impuestos.
¿Necesitás ayuda para revisar las retenciones de tu negocio?
En Pacific Pymes CR – Servicios Contables podemos ayudarte a revisar tus registros contables, conciliaciones, obligaciones tributarias y controles administrativos para que tengas información más clara sobre la situación de tu empresa.
Nuestros servicios están dirigidos a PYMES, profesionales independientes y emprendedores en Costa Rica.
Pacific Pymes CR – Servicios Contables
📱 WhatsApp: 8612-4130
📧 contabilidad@pacificpymescr.com
Información de carácter general: Este artículo tiene fines informativos y educativos y no sustituye una asesoría tributaria individual. La aplicación de las normas puede variar según la actividad y situación particular de cada contribuyente. Antes de aplicar un tratamiento tributario específico, recomendamos revisar el caso con un profesional.
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